Geistige Rüstzeiten – die unterschätzten Zeitfresser Nummer 1
Wie lange dauert es, wenn ich in meiner Tätigkeit unterbrochen werde, bis ich wieder an dem Punkt meiner Tätigkeit bin, an dem ich unterbrochen wurde?
Bei einer Tätigkeit als Entwickler, Konstrukteur, Ingenieur … dauern die geistigen Rüstzeiten wie lange????
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 …. Minuten??
Bei Tätigkeiten im Controlling, Qualität, Personal, Fertigungssteuerung …. dauern die geistigen Rüstzeiten wie lange????
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 …. Minuten??
Schätzen Sie einmal und merken sich bitte diese Zahl, die Sie geschätzt haben.
Die Unterbrechung einer Tätigkeit ist immer mit einem Zeitverlust verbunden, denn, um wieder den Status der Tätigkeit zu erreichen, den man vor der Ablenkung und/oder Störung hatte, vergeht nicht unerheblich viel Zeit.
Wir sprechen hier von der geistigen Rüstzeit.
Ablenkungen, Störungen und Unterbrechungen
Unter diesen Begriffen werden alle
- unerwarteten Termine
- Adhoc-Besprechungen
- nicht pünktliche Meetings
- Verspätungen
- betriebliche Störungen
- systemische Störungen
- Wartezeiten
verstanden.
Unterschätzte Verschwendungsarten
Auch Benachrichtigungszeichen von E-Mail-Programmen oder SMS-Nachrichten stellen eine nicht unerhebliche Ablenkung und Unterbrechung der Tätigkeit dar. Unter Lean Thinking-Gesichtspunkten entstehen hier die Verschwendungsarten Blindleistung durch die geistigen Rüstzeiten, Zeitverlust und, wenn Fehler durch Ablenkung und Störung entstehen, auch Nacharbeit.
Die geistigen Rüstzeiten sind eine der heute am häufigsten und leider völlig unterschätzten Verschwendungsarten im administrativen Bereich und eine Anhäufung aus allen Bereichen.
Die Ursachen der Ablenkungen sind vielfältig und benötigen unterschiedlichste Ansätze.
Smartwatches raus aus den Meetings!
Wie viele tragen eigentlich eine Smartwatch? Wenn wir es geschafft haben, dass in Meetings die Smartphones ausgeschaltet sind, müssen jetzt auch noch die Uhren entfernt werden. Nicht nur, weil man nicht weiß, an welcher Uhr das Mikrofon aktiv ist, sondern vor allem, weil auch Nachrichten mit einem Signal angekündigt werden und dadurch das unwiderstehliche Verlangen entzündet wird, diese Nachricht schnell mal zu lesen.
Dies ist wiederum eine Ablenkung, die dazu führt, dass diejenigen wieder geistige Rüstzeiten brauchen, um den Gesprächsfaden wieder aufnehmen zu können.
Damit dringt einer der größten Zeitfresser – die Benachrichtigungsfunktion von E-Mails und Nachrichten etc. – direkt in unseren Vertrauensbereich und stiehlt uns Zeit – von der wir ja angeblich zu wenig haben.
Vermeiden Sie konsequent all die Zeitfresser, gehen in Ihrer Arbeitsorganisation noch einen Schritt weiter und bearbeiten Sie E-Mails nur noch zu festdefinierten Zeiten, beispielsweise 2 – 3 mal am Tag. Dringliche Angelegenheiten werden eh in einem anderen Medium an Sie herangetragen.
Zeitfresser geistige Rüstzeiten in Zahlen
Bei einer Tätigkeit als Entwickler, Konstrukteur, Ingenieur brauchen Sie nach jeder Störung 12 – 16 Minuten, bis Sie wieder genau an dem Punkt sind, an dem Sie vorher waren.
Bei Tätigkeiten im Controlling, Qualität, Personal, Fertigungssteuerung brauchen Sie nach jeder Störung 5 – 8 Minuten, bis Sie wieder genau an dem Punkt sind, an dem Sie vorher waren.
Im Durchschnitt werden Beschäftigte einer Ingenieur- oder Entwicklungsabteilung jede 18 Minuten gestört. Da die geistigen Rüstzeiten für die Personengruppe ungefähr 12 – 16 Minuten beträgt, heißt das: Ein Ingenieur arbeitet demnach in zerstückelten Zeitfrequenzen von gerade mal 6 Minuten – wenn er Glück hat!!!!
Störungsfreie Zeiten festlegen
Deshalb sollten Sie gerade in diesen Abteilungen Zeiten definieren, in denen die Beschäftigten nicht durch bspw. Anrufe, Ad hoc-Besprechungen, E-Mails, o. ä. gestört werden. Kommunizieren Sie diese Zeiten innerhalb Ihres Funktionsbereiches und erweitern Sie diese nach einer erfolgreichen Testphase in die gesamte Organisation.
Wir haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Die Mitarbeitenden in den jeweiligen Abteilungen waren begeistert und haben dann die 1 Stunde morgens und nachmittags auf 3 Stunden morgens und nachmittags, d.h. auf 6 Stunden am Tag ausgeweitet.
Dieses Phänomen trat in jedem Unternehmen auf, welches sich mit dem Thema Zeitmanagement ernsthaft beschäftigt hat.
Unsere Bedenkenträger werden jetzt sagen: „Aber das geht doch nicht. Unsere Ingenieure haben doch Kundenkontakt.“
Eine Assistenz kann all diese Telefonate und Benachrichtigungen abfangen und mit Kunden Termine für den Rückruf vereinbaren.
Mit einem persönlichen Klingelton kann man auch bei dringenden familiären Angelegenheiten denjenigen dann gezielt erreichen.
In der Verwaltung, z.B. im Controlling, hat man geistige Rüstzeiten von 5 – 8 Minuten gemessen.
Was für eine ungeheure Verschwendung von Arbeitszeit, die wir uns jeden Tag gönnen und die uns letztlich in einen Burn-out treibt.
Wichtige Regeln für weniger Verschwendung durch geistige Rüstzeiten
Was ist also zu tun?
1. Regel: Strukturieren Sie Ihren Tag!
Beantworten Sie E-Mails morgens, mittags und bevor Sie das Büro verlassen. Das heißt: Deaktivieren Sie die akustischen Benachrichtigungsfunktionen auf all Ihren digitalen Geräten.
2. Regel: Schaffen Sie Freiräume!
Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten, dass Sie morgens und nachmittags mindestens 1 Stunde ohne Störung arbeiten können. Drängen Sie auf die Einhaltung, nachdem Sie dies an die anderen kommuniziert haben.
Organisieren Sie, dass während dieser Zeit Ihre Telefonate angenommen werden, Sie nur bei Notfällen gestört und keine Meetings in Ihrem Kalender eingetragen werden dürfen.
Das Zeitmanagement gibt Ihnen eine völlig neue Sichtweise auf Ihren Arbeitsalltag und hilft Ihnen, große Zeitpotenziale zu heben, die Sie bisher haben schlummern lassen.
Durch die Reduzierung Ihrer geistigen Rüstzeiten können Sie Ihre
- Arbeitsqualität
- Produktivität
- Zufriedenheit mit Ihrer Aufgabenbewältigung
steigern und damit Ihre Stressfaktoren stark reduzieren.
Bleiben Sie uns gewogen.
Bodo Wiegand
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