In der letzten Wiegands Warte habe ich berichtet, wie wichtig Informationsmanagement ist.
Nun möchte ich Ihnen Anhaltspunkte geben, was man machen muss, um ein professionelles Informationsmanagement zu etablieren.
Mit Hilfe der Informationsstrukturanalyse deckt man die Informationsströme in einem Unternehmen auf und stellt fest
- wer bekommt welche Informationen?
- wer braucht welche Informationen?
- wer erstellt welche Informationen?
- wer braucht welche Informationen, bekommt sie aber nicht?
Mit Hilfe dieser Informationen kann man dann die Informationsströme neu sortieren, so dass
- nur an einer Stelle Informationen erstellt werden,
- diese Informationen dorthin gelangen, wo sie für die Aufgabenbewältigung wirklich benötigt werden und nicht bei den Informationssammlern landen,
- die Informationen und Kennzahlen bei den Funktionen dann landen, wenn sie sinnvoll gebraucht werden – nämlich täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich.
Der nächste Analyseschritt besteht in der Durchführung einer Besprechungsstrukturanalyse. Diese dient dazu aufzudecken, wer in welcher Besprechung gebunden ist und welche Themen besprochen werden. Darüber hinaus lernt man durch den Besprechungsbewertungsbogen, welche Qualität die Besprechungen haben.
Meist stellt sich heraus, dass
- mehrere Themen in mehreren Besprechungen behandelt werden,
- Ergebnisse in Besprechungen nicht festgehalten und nachverfolgt werden
- die verkehrten Menschen in den Besprechungen sitzen, die gar keine schlussendlichen Entscheidungen treffen können oder dürfen – wozu brauche ich dann die Besprechung??
- unnötig Zeit in Besprechungen wegen fehlendem Zeitmanagement verschwendet wird,
- die Besprechungsqualität miserabel ist
- und vieles mehr
Die Informations- und Besprechungsstrukturanalyse bilden die Basis dafür, ein effizientes und effektives Informationsmanagement einzuführen.
Eine neue Besprechungsstruktur mit
- dem Aufbau einer Informationspyramide, in der die gesamten täglichen und wöchentlichen Regelbesprechungen zusammengefasst und strukturiert am Informationsboard behandelt werden, so dass innerhalb von 2 Stunden das gesamte Unternehmen über alle notwendigen Details informiert ist
- der Installation von projektbezogenen Meetings, in denen alle kundenrelevanten, projektspezifischen Informationen zusammenlaufen und gemanagt werden können
- der Durchführung von Themenbesprechungen, in denen Probleme gelöst und interne Projekte gemanagt werden
- der Initiierung von Kreativmeetings, in denen einzelne Problemfelder oder neue Ideen in Sprints bearbeitet werden.
Darüber hinaus gilt es, eine einheitliche Besprechungskultur zu etablieren, um die Besprechungsqualität zu steigern.
Ein weiterer wichtiger Baustein im Informationsmanagement bildet ein E-Mail Knigge, in dem Regeln für die Versendung von Mails zusammengefasst werden, wie z.B.,
- dass nach dem täglichen abteilungsinternen Informationsboard Meeting keine abteilungsinternen Mails mehr versendet werden dürfen
- im Betreff durch Kürzel gekennzeichnet wird, was in der Mail enthalten ist, wie z.B. I für Information oder E für Entscheidung etc.
- Anhänge nur zentral abgelegt werden dürfen
- und und und
Natürlich dürfen wir als einen weiteren Punkt das Thema Zeitmanagement, welches ich in der letzten Wiegands Warte thematisiert habe, nicht vergessen.
Lassen Sie mich zusammenfassen:
Mit Hilfe eines stringenten, zielorientierten Informationsmanagement erreichen Sie:
- höhere Informationsqualität
- schneller Informationsgeschwindigkeiten
- verbesserte Problemlösungskompetenz
- größere Transparenz im gesamten Unternehmen
- mindestens 20% mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter Aufgaben zu bewältigen, kreative Lösungen zu finden und ihr Tagesgeschäft ohne Stress zu erledigen, d.h., geringere Krankheitstage und weniger Burn Out Syndrome
Wenn es das nicht wert ist, liebe Freunde im Management… dann weiß ich es wirklich nicht…
Bleiben Sie uns gewogen, bleiben Sie lean!
Ihr
Dr. Bodo Wiegand
P.S.: Das Workbook „Informationsmanagement“ erscheint im Herbst 2021…!
