Im letzten Jahr haben wir sehr viele Lean Leadership Seminare durchgeführt und Unternehmen und deren Führungskräfte gecoacht. Am Anfang steht eine Befragung und Interviews mit den Führungskräften.
Diese Befragungen haben wir ausgewertet. Hier die Ergebnisse :
83 % der Führungskräfte beklagen sich darüber, dass Sie keine Zeit haben. Sie in Meetings sitzen, Mails beantworten und telefonieren müssen. Nun, wenn ich in Meetings sitze, Mails beantworte und telefoniere habe ich keine Zeit mehr zum Führen – die eigentliche Hauptaufgabe von FÜHRUNGskräften.
Die Zeitfresser im Einzelnen :
- Im Durchschnitt sitzen Führungskräfte 61% Ihrer Zeit in Sitzungen – Dies sind 3 Tage. Manche bringen es sogar auf 4,5 Tage. Die immerwährende Ausrede: „Ja aber mein Chef will das so“.
Wenn Sie jetzt denken: Ach gut, ich sitze nur 2 Tage in der Woche in Sitzungen – dann ist das schön aber immer noch ein Tag zu viel. Wie das geht?
- Alle Regelmeetings, ob in der Produktion oder in der Verwaltung, am Whiteboard stehend in 10, maximal 20 Minuten erledigen.
- Projektmeetings 30, maximal 60 Minuten. Jedes Thema maximal 10 Minuten. Kurze Diskussion der Ergebnisse aber keine Diskussion über das Thema selbst. Abschluss eines solchen mit Meetings sollte dringend mit einer Entscheidung, festlegen der Verantwortung und der Termine enden.
- Problemlösungsmeetings in einer Gruppe mit hoher Sachkompetenz. 1 Stunde, maximal 2 Stunden. Natürlich mit Entscheidung sowie Aufgabenverteilung, Verantwortung und Termin.
Das hört sich einfach an, ist es aber nicht. Denn jedes Meeting ist ja wichtig, hat seinen Zweck und ist für den Einlader ein persönliches Anliegen. Ihm das wegzunehmen oder ihm zu sagen „mach es so und so“ – ist mit Verlaub gesagt schwierig. Wir haben einen Weg entwickelt, wie man dies auch ohne großen Krach unter den Kollegen schafft und die Meetingzeiten um 40-50% senkt, d.h. 10-20% Zeit den Führungskräften verschafft, um zu führen. Aber nicht nur das : durch eine richtige Meeting Kultur wird die nachhaltige Problemlösungs-kompetenz gestärkt und damit verbessert.
- Im Durchschnitt erreichen die Führungskräfte 56 Mails pro Tag. Wenn man im Durchschnitt 2 Minuten pro Mail braucht, benötigt die Bearbeitung fast 2 Stunden d.h. mehr als 1 Tag / Woche.
Ein Wahnsinn.
Durch die oben empfohlenen morgendlichen Runden können Sie alle Mails, die in Ihrem Bereich verschickt werden, stoppen und den Erlass rausgeben:
„Keine internen Mails in meinem Bereich!“
Die Mails aus dem Unternehmen lassen sich nur durch einen gemeinsam verabschiedeten Mail-Knigge reduzieren.
Hier ein Tipp :
Sie müssen einen Mail-Knigge gleichzeitig im ganzen Unternehmen einführen und den Roll Out gut vorbereiten. Also auch den Vorstand oder den Geschäftsführer darauf verpflichten, ihn einzuhalten. Ein schwieriges Geschäft. Aber sonst brauchen sie es gar nicht erst versuchen. Denn – ohne ihn als Vorbild – wird keiner sich daran halten. Allerdings sollten Sie auch in Ihrem persönlichen Zeitmanagement Zeit-Kontingente für die Bearbeitung Ihrer Mails vornehmen (z.B. 2x 30 Minuten) in denen Sie die Mails konzentriert bearbeiten.
- Interessanter Weise hat in der letzten Zeit die Anzahl der Telefonate abgenommen, die Mails dafür zugenommen. Wobei doch erwiesen ist, dass für manche Themenbereiche (z.B. Problemlösung) Mails total ungeeignet sind und das verfassen und Beantworten fast doppelt so lange dauert wie der persönliche Kontakt oder das Telefonieren.
Darüber hinaus einige Tipps zum Telefonat :
- Sind akute Probleme zu lösen, sollten Sie nicht zögern vor Ort zu gehen.
- Handelt es sich um Probleme die warten können, sollten Sie auf Regelbesprechungen Mittagessen oder die morgendliche 10 Minuten Runde zurückgreifen.
- Die Frage wie häufig gehen Sie in die Produktion haben im Durchschnitt der befragten Fertigungsleiter
- 52% mit 1x täglich
- 31% 1x wöchentlich
- 10% 1x monatlich und
- 7% wenigerbeantwortet.
Nun, das sind natürlich für mich wirklich erschreckende Zahlen und ein gefundenes Fressen zugleich. Denn ich frage mich: Wie kann eine Führungskraft führen, wenn sie nicht vor Ort ist und sich mit Ihren Mitarbeitern unterhält?
Die Antworten sind immer die gleichen. „Ich habe keine Zeit und wenn ich Zeit habe, muss ich Probleme lösen – deshalb kann ich nicht regelmäßig vor Ort sein“.
Stopp! Halt!
Eine Führungskraft soll Vorbild sein und führen. Auf die Vorbildfunktion einer Führungskraft habe ich in früheren Wiegands Warten schon hingewiesen. Deshalb möchte ich auf das Thema führen etwas näher eingehen.
Führen heißt nicht Probleme lösen, sondern heißt :
Seinen Mitarbeitern Verantwortung und Vertrauen geben, dass diese die Probleme lösen.
Eine Führungskraft soll fordern und fördern.
Denn wenn die Führungskraft die Antworten gibt und die Probleme selbst löst, dann passiert folgendes :
– Der Meister oder Teamleiter gibt sein Gehirn beim Betreten der Firma an der Pforte ab – frei nach dem Motto – Der sagt mir was ich zu tun habe – dann tue ich es auch.
– Die Mitarbeiter sind unzufrieden und frustriert. Sie tun nur das was sie müssen, da die Führungskraft für sie denkt.
– Die Mitarbeiter werden hierdurch nicht angeregt mitzudenken, Probleme selbstständig zu lösen und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
– Da die Führungskraft keine oder zu wenig Zeit hat das Problem in Gänze zur erfassen, macht sie Fehler in der Beurteilung des Problems und damit auch bei der Problemlösung.
Ein Beispiel aus der Pharmaindustrie
In einem Pharmaunternehmen gab es Schränke die verschlossen bleiben sollten und nur von bestimmten Personen geöffnet werden durften. Bei einem Rundgang haben wir festgestellt, dass die Türen alle offen waren. Daraufhin wurde eine Sitzung zusammen gerufen, an der Fertigungsleiter, Qualitätsstellenleiter, Personalleiter und Leiter der Arbeitsvorbereitung teilnahmen.
Nun kamen Lösungsvorschläge auf den Tisch. Anweisungen sollten formuliert, Mitarbeiter geschult werden.
Und was haben wir gesagt?
Dies ist doch gar nicht Ihr Problem – es ist das Problem des Meisters! Darum lasst es den Meister lösen!
Nach anfänglichem Schulterzucken, gaben sich die bisherigen Protagonisten in eine ungewisse Zukunft.
Die Meister sollen das lösen?
Geht das?
Die Meister wurden also zusammengerufen und ihnen das Problem erläutert. Sie sollten in 3 Tagen eine Lösung präsentieren.
Doch schon am nächsten Tag war es vollbracht.
Die Lösung:
Die Meister haben alle Schlüssel eingezogen und wer immer an den Schrank wollte, konnte sich den Schlüssel abholen.
Führungskräfte sollen führen und das können Sie nur wenn Sie keine Antworten geben sondern ihren Mitarbeitern Fragen stellen und ihnen damit Verantwortung für die Problemlösung geben. Denn nur dann fangen die Mitarbeiter an mitzudenken und werden motiviert, sich selbst einzubringen. D.h. auch , dass Sie sich mit Lösungen zufrieden geben müssen, die nicht unbedingt ihrer „perfekten“ Ideallösung entspricht. Aber besser eine umgesetzte 80%-Lösung und motivierte Mitarbeiter, als eine theoretisch optionale Lösung, die nicht gelebt und akzeptiert wird. Muss ich alle Lösungen akzeptieren?
Nein.
Ich kann die Mitarbeiter auch über Fragen zu einer besseren Lösung führen.
Quintessenz :
– Wenn ich zu wenig Zeit habe, muss ich Zeit investieren und zwar an den richtigen Stellen
– Reduzieren Sie konsequent die Zeit für Mail, Besprechungen und Telefonate
– Führen Sie: fordern und fördern Sie Ihre Mitarbeiter und geben Ihnen Verantwortung
– Geben Sie keine Antworten, sondern stellen Sie Fragen.
– Seien Sie vor Ort, schauen Sie was passiert, sehen Sie Probleme und gehen nicht daran vorbei
-Stellen Sie sich jede Woche in den Kreidekreis und schauen Sie was wirklich passiert.
Bleiben Sie und gewogen – bleiben Sie lean
Ihr B. Wiegand
Ich lade Sie herzlich zu unserem 12. Lean Management Summit in Düsseldorf, vom 02.- 04. November 2016 ein!
