Aus meinen zahlreichen Beobachtungen in der deutschen Wirtschaft kann ich feststellen, dass wir in der Produktion das Thema Lean Management ernst nehmen. Aber noch immer werden viele vermeidbare Fehler gemacht und manche gut gemeinte Initiative verläuft deshalb im Sande.
Auch hängt das so wichtige Wertstrommanagement bei vielen noch im Erprobungsstadium. Hier muss sicher noch viel gearbeitet werden. (Dazu in meiner nächsten Wiegands Warte mehr).
Doch was noch erfreulicher ist…
Endlich…
scheinen die Vorstände, Geschäftsführer und Manager das Thema Lean in den indirekten Bereichen ernst zu nehmen.
Vor 10 Jahren habe ich an dieser Stelle schon einmal den Spruch eines DAX Vorstandes zitiert:
„Wir suchen die Cent in unseren Fertigungen, wobei wir die Euro Scheine auf den Fluren unserer Verwaltungen liegen lassen.“
Vor 15 Jahren haben wir als erster weltweit die Lean Management Philosophie von den produzierenden Bereichen auf die administrativen Bereiche übertragen und inzwischen über 200 Projekte erfolgreich abgeschlossen. Hierauf sind wir stolz.
Unser Ziel ist aber die Wettbewerbsfähigkeit unserer Unternehmen in Deutschland zu stärken und zu verbessern. D.h., wir wollen mehr. Wir wollen, dass sich viele Unternehmen diesem Thema annehmen. Denn es lohnt sich wirklich:
- 20-30% Kostenentlastung in den indirekten Bereichen
- 20-30% terminliche Entlastung des stressgeplagten Managements
- 50-70% kürzere Durchlaufzeiten bei der Angebotserstellung, beim Auftragsabwicklungsprozess, beim Entwicklungsprozess etc.
Für Sie jetzt schwer vorstellbar??
Ich versichere Ihnen
ES GEHT!!!!!!
…und wie????
Wie beginne ich??? Womit starte ich???
Mit dem Erfahrungsschatz von 25 Jahren Lean Beratung und 15 Jahren Beratungserfahrung in den administrativen Bereichen, haben wir einen Weg gefunden, die starken Widerstände der beteiligten Mitarbeiter zu reduzieren und in eine positive Mitgestaltung umzuwandeln.
Nachfolgend beschreibe ich diesen Weg für die Optimierung der administrativen Bereiche eines Unternehmens.
Da das Produkt der administrativen Bereiche die Information ist, kann man durch Gemba Walks kaum erahnen, wo man am besten ansetzen sollte.
Deshalb schlagen wir als einen Einstieg vor, einen schnittstellübergreifenden Prozess wie z.B. den Angebots- oder den Auftragsabwicklungsprozess zu optimieren.
Dies hat folgende Vorteile
- Den Mitarbeitern vor allem aber auch der Führung wird aufgezeigt, wieviel Verschwendung an den Grenzen der Funktionen verborgen ist und wieviel Potenziale man durch diese Methoden heben kann.
- Die Mitarbeiter bekommen einen Eindruck über die Methoden und die Vorgehensweisen in administrativen Projekten.
- Letztlich kann auch die Beratungskompetenz festgestellt werden.
Spätestens nach der Präsentation des gemeinsam erarbeiteten Soll- Prozesses und den damit verbundenen Optimierungsergebnissen vor der Geschäftsführung, sollte diese danach möglichst einstimmig die nächsten parallel stattfindenden Schritte auf den Weg bringen.
Wie schon an dieser Stelle häufig erwähnt, kann man die -zur Einbeziehung aller Mitarbeiter in der Produktion- sehr erfolgreiche eingesetzte 5s-Methode in den administrativen Bereichen, nur in den Sozialbereichen (Küchen, Besprechungsräume etc.) zur Anwendung bringen.
Hier bildet die Methode „Abteilungscockpit“ die richtige Alternative.
Mit Hilfe des Abteilungscockpits können wir alle Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen / Funktionsbereiche an das Lean Denken heranführen, so dass sie danach in der Lage sind, ihre eigenen Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.
Die Elemente des Abteilungscockpit beinhalten
- Aufstellen einer Aufgabenlandkarte
- Beurteilung der internen und externen Schnittstellen
- Auflistung aller abteilungsfremden Aufgaben
- Durchführung einer Tätigkeitstrukturanalyse
- Beurteilung nach Kern-, Neben- und organisatorischen Zeiten
- Beurteilung nach wertschöpfend, nicht wertschöpfend aber notwendig und Verschwendung
- Optimierung der internen Prozesse mittels Wertstromdesign
- Ausgangspunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Parallel hierzu wird ein Projekt:
Zeitliche Entlastung der Führungskräfte mit den Elementen
- Besprechungsstrukturanalyse
- Einführung verschiedener Besprechungsarten
- Einführung eines Besprechungs- und Email Knigge
- Vermeidung geistiger Rüstzeiten
- Informationsstrukturanalyse
- Zeitmanagement
- Arbeitsorganisation
- Ablagesystematik
aufgesetzt.
Wurden diese Teilprojekte abgeschlossen, sind in den Abteilungen die Abläufe optimiert und die Führungskräfte zu mindestens 20% von ihrer wöchentlichen Arbeitsleistung entlastet und können sich in der freigewordenen Zeit um wirklich wichtige Themen kümmern.
In den letzten Jahren haben wir keinen Produktionsprozess mehr optimiert, ohne uns den gesamten Auftragsabwicklungsprozess anzuschauen.
Nur so kann ich alle Potentiale heben, die in der Produktion zu holen sind. Denn wie häufig werden aus den unterschiedlichsten Gründen Produktionsplanungen umgestoßen und fast täglich erneuert. Greifen Vertriebler oder der Chef ein und stoßen den Plan um. Ist das benötigte Material nicht da oder gibt es Qualitätsprobleme.
Deshalb bildet der 2. Teil eines Projektes in den indirekten Bereichen die Optimierung der Schnittstellenübergreifenden Prozesse, wie z.B.
- der Auftragsabwicklungsprozess
- der Angebotsprozess
- der Entwicklungsprozess
- der Logistikprozess
- etc.
Ergänzend zu diesen Optimierungsmaßnahmen sollte man diesen Prozess mit einem Coaching Programm zur Veränderung des Mindset begleiten.
Was bringt mir das?
- 20-30% zeitliche Entlastung der meist überarbeiteten Führungskräfte
- Optimierung meiner administrativen Abläufe in den Abteilungen und an den Schnittstellen. Hierdurch Aufwandsreduzierungen in Höhe von 20-30%
- die Vorbereitungen für eine Organisationsänderung – von einer Funktionsorientierung zur Prozessorientierung – sind getroffen
- Reduzierung der Durchlaufzeit für z.B. ein Angebot um 50-70%
- Die Möglichkeit, administrative Prozesse zu digitalisieren
Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie lean!
