Fachkräftemangel noch nicht – aber sehr bald – ein Weckruf (Teil 1)

Solange unsere Fachkräfte und Mitarbeiter im indirekten Bereich weniger als 50% für ihre eigentlichen Tätigkeiten Zeit haben, haben wir keinen Fachkräftemangel. Aber er rollt auf uns zu – gnadenlos und wir tun nichts!

Wann immer ich in Unternehmen komme und wir über Effizienzen im indirekten Bereich sprechen, herrscht erst einmal ungläubiges Staunen nach dem Motto: „Herr Wiegand, aber bei uns ganz bestimmt nicht.“ Meine schon im Focus (Ausgabe Oktober 10/2007) mit Zahlen unterlegte Aussage: „Die Arbeitsproduktivität in der Verwaltung beträgt knapp 50%1)“ wollte keiner glauben, die wenigsten wahrhaben … und wurde und wird von den meisten mit einem „bei uns nicht“ abgetan.

Fakt ist, Sie liegt unterhalb von 50%, gestern wie heute und wenn wir uns nicht bald darum wirklich kümmern und nicht endlich aus unserem Dornröschenschlaf aufwachen, laufen wir in wirkliche Probleme, die die Existenz unseres Businessmodells Deutschland gefährdet.

Nun meine lieben Ungläubigen und „bei uns nicht“-Freunde – aufwachen: Die Fakten kommen. Nach einer Studie der Hochschule AKAD Leipzig2) verbringen im Büro tätige einen ganzen Tag in der Woche mit Besprechungen und einen ganzen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von Mails. Glauben Sie nicht? Der Beweis: Nach einer Umfrage von Varonis 20123) bekommen

  • 4,8% 300 – 500 Mails pro Tag,
  • 17,6% 100 – 300 Mails pro Tag,
  • 44,8% 50 – 100 Mails pro Tag und
  • 32,8% 1 – 50 Mails pro Tag.

Nach einer Umfrage von Mimecast und Microsoft Exchange von 20124) sind davon 61% der Geschäftsmails aus Sicht des Empfängers unnötig, 25% sind immerhin nützlich und nur 14% sind „wirklich wichtig“.

Das heißt noch mal im Klartext: Fast 70% der im Büro tätigen Mitarbeiter bekommen mehr als 50 Mails/Tag.

Bleiben wir nur bei dieser Zahl 50 Mails. Die Bearbeitungszeit einer Mail dauert im Schnitt 1 – 2 Minuten – und für die Schlauberger, die jetzt denken, ich brauche nur 10 Sekunden pro Mail noch eine kleine Zusatzinformation. Sie gehören bestimmt zu den 70%, die mehr als 50 Mails bekommen und jederzeit ihre Mails abfragen. Die zusätzliche geistige Rüstzeit bei normaler Bürotätigkeit durch 1 Mail beträgt 64 Sekunden. Dies hat der Psychologe Thomas Jackson von der Universität Loughborough4) berechnet.

Daraus folgt im günstigsten Fall, dass die Bearbeitung der angenommenen 50 Mails/Tag mindestens 2 Stunden dauert, also 10 Stunden in der Woche oder 55 Arbeitstage, d.h. 1 Arbeitstag pro Woche verschlingt (siehe auch die Studie der Hochschule AKAD Leipzig)2).

Zieht man in Betracht, dass die Bearbeitung von 61% der Mails reine Zeitverschwendung sind. Dies entspricht 6 Stunden in der Woche oder 38 Tagen im Jahr oder 17% mehr Zeit für den Mitarbeiter.

Untersuchungen haben gezeigt, dass bei Ingenieuren und Entwicklern, die konstruktiv oder an komplexen Problemen arbeiten, die geistige Rüstzeit sogar bis zu 12 Minuten beträgt. Bei dieser Personengruppe kommen schon bei nur 25 Mails/Tag und 10 Minuten geistiger Rüstzeiten 250 Minuten zusammen, dass macht schon 50% des Tages aus. Bei einem Durchschnittsgehalt von 100.000 € macht das 50.000 €/Mitarbeiter für Mailbearbeitung!

Eliminieren wir also für diese Personengruppe diese 61% nicht notwendiger Mails, würde diese statt 25 nur 10 Mails bekommen und würde damit 120 Minuten mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe haben. Konzentrieren wir dann noch die Mailbearbeitung auf morgens und nachmittags, lassen sich nochmal 100 Minuten sparen.

Nun, was ist zu tun um diese E-Mail-Flut zu bekämpfen?

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Und der Elfenbeinturm bewegt sich doch

Gestern war ich bei dem Vorstand eines großen mittelständischen Unternehmens, dass wir in der Fertigung unterstützt haben. 3 Wochen zuvor hatte mich der Lean Experte angesprochen. „Ich schaffe es einfach nicht das Management für Lean zu begeistern. Alle warten darauf, dass sie auch mal etwas zum Thema Lean unternehmen. Zwar unterstützt der Vorstand das Projekt und hilft uns sehr, aber der Elfenbeinturm selbst lebt in Frieden – ohne Lean. Dabei wäre es für die Mitarbeiter so wichtig, ein Signal aus der Führungsetage zu bekommen: „Wir stehen hinter Lean und leben es selbst.“

Er wollte, dass wir einen Führungskräfteworkshop durchführen und Top Down dann die Treppe kehren. Eigentlich der richtige Ansatz.

Ich habe ihm unser Lean Office Management gezeigt mit den Themen Verschwendung, 5S, Mail- und Besprechungsknigge.

Und er meinte: „Dann können die Herren, die nie Zeit haben, es dann machen, wenn sie Lust haben. Das ist die Idee!“

Das hat uns gestern auch der Vorstand gesagt, als ich ihm unser interaktives, multimediales Lernsystem Lean Office Management vorgestellt habe.

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Gehen lernen in der Verwaltung

Letzte Woche war ich bei einem Unternehmen, bei dem ich die Geschäftsführung coache. Dort kam die Frage auf: Wie können wir denn in der Verwaltung unsere 5S-Walks durchführen und dort gehen lernen.

Nun dies ist eine interessante Frage und eben nicht so leicht wie auf dem Shopfloor, doch im Prinzip ähnlich.

Das äußere Bild einzufangen gelingt am besten, wenn man sich zuerst die Sozialbereiche anschaut. Wie sieht es in der Küche aus, wie am Kopierer oder in der Bibliothek? Ist alles beschriftet, befinden sich die richtigen Gegenstände an der richtigen Stelle und was steht an den Infotafeln? Werden die Informationen gepflegt, hängen alte Informationen dort, sind die Mess- und Kenngrößen aktuell oder hinken sie hinterher?

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